Quante teste hai? Ecco quante piattaforme HRIS dovresti avere

Inizia quando è necessario mettere in ordine per la prima volta durante le vacanze. Acquisirai una piattaforma con la quale sarà possibile segnalarli e confermarli facilmente. Poi bisogna essere ordinati negli incassi e nelle piccole spese. Paghi per uno strumento che fa un ottimo lavoro. Che ne dici di iniziare a monitorare gli orari in cui le persone sono al lavoro? Esistono certamente dispositivi pungidito digitali. Quindi potrebbe ancora aver bisogno di qualcosa per il monitoraggio del tempo. E infine, un database in cui conserveremo dati personali e documentazione sulle persone. È solo un dollaro a persona al mese, è perso.

Probabilmente lo sai anche tu. Mille esigenze, mille strumenti. Tecnicamente, questo si chiama “overtooling” e alcuni consulenti lo definiscono la piaga digitale di oggi. E certamente non si applica solo alle risorse umane.

Secondo un recente sondaggio della società ceca Fidoo, le aziende d’ufficio hanno 7,1 abbonamenti a vari servizi per il loro lavoro, con un abbonamento medio di circa 170 corone.

E una situazione simile può verificarsi molto facilmente con strumenti specializzati in singoli reparti, che spesso sono un’azienda nell’azienda.

Overtooling – nutnost anebo zlozvyk?

Bene, chiedi. Quindi quanti strumenti dovrebbe utilizzare un’azienda? Nessuno ti darà la risposta perché dipende dalla fase in cui ti trovi. Molto probabilmente avrai di gran lunga il maggior numero di strumenti all’inizio dell’implementazione di nuovi processi o del debug di una modifica, d’altra parte, quando i tuoi processi saranno stabilizzati, il numero di strumenti diminuirà. Inoltre, probabilmente collegherai quelli che usi utilizzando un’API. Perché? La legge dell’evoluzione aziendale.

Un numero maggiore di strumenti comporta una soglia di efficienza inferiore. Mantenere un sistema diversificato da solo alla fine richiederà più tempo e avrà un rendimento inferiore rispetto a quando si tenta di mantenere un sistema compatto.

Nella prima fase, è naturale voler provare ogni strumento e vedere se ne hai davvero bisogno. Si avranno quindi a disposizione più strumenti di quelli che sono i reali bisogni del processo, e soprattutto di quanto sia il risparmio realisticamente necessario. Col passare del tempo, ridurrai gli strumenti e scambierai volentieri il denaro e il tempo che hai risparmiato per un occhiolino se uno degli strumenti non soddisfa le tue esigenze al 100%.

Impara nuove parole:

• Overtooling – un numero di strumenti software diversi maggiore del necessario.
• Undertooling – meno programmi software di quelli effettivamente necessari.
• Effectivity Treshold – la soglia di efficacia che crea il mix di programmi.
• Underutilization – basso utilizzo delle funzionalità e delle opzioni del software a pagamento.
• Sunk Costs – costi per programmi che finisci per non utilizzare molto.
• Ghost Fee – una tariffa per i programmi che paghi senza saperlo, ad esempio per una licenza dimenticata.
• Ghost Users – utenti per i quali paghi le licenze, anche se non fanno più parte dell’azienda o del dipartimento.

Scegli il tuo mix di software HR. A cosa devi prestare attenzione innanzitutto?

Costruire strumenti software è una disciplina complessa e probabilmente richiederà tentativi ed errori anche per te. Tuttavia, se segui alcune semplici regole, probabilmente troverai un buon obiettivo il prima possibile.

• Bisogno reale: hai davvero bisogno dello strumento? Non è solo la curiosità che si trasforma in una cattiva abitudine? Prima di attivare una demo (e spesso estrarre una carta con essa), pensa a come puoi raggiungere questo obiettivo in modo diverso con il software che già possiedi.
• Integrazione e compatibilità: il nuovo strumento sarà in grado di interagire con gli altri? Non ti stai mettendo la testa nel cappio attivandolo ora che tocca a te mantenere aggiornati i tuoi dati sincronizzandoli manualmente?
• Flessibilità e scalabilità: il tuo business cresce e cambia. Anche il software sarà in grado di farlo? Quanto costa la licenza quando, ad esempio, raddoppi le dimensioni? O, al contrario, vorrai limitare alcune funzioni?
• Sicurezza e protezione dei dati: la protezione dei dati è fondamentale nelle risorse umane. Anche se si tratta solo di un pezzo dell’intero puzzle dei dati personali, tutto deve essere assolutamente a prova di proiettile. I reclami ti seguiranno.
• Supporto e formazione: vuoi davvero essere tu a formare tutti per il prossimo servizio? Scegli saggiamente e idealmente un servizio con molti video didattici di YouTube.
• Costi reali: ne abbiamo già avuto un boccone. Ogni azienda sa molto bene che dovrebbe iniziare a buon mercato e poi riscaldarsi adeguatamente. Guarda quanto vogliono per le funzionalità di cui non hai ancora bisogno, ma che un giorno ti serviranno.
• Aggiornamenti e upgrade: assicurati che l’azienda abbia una propria roadmap di aggiornamento e non rimanga ferma.
• Esperienza e referenze: quando si sceglie il software, fare affidamento sui consigli. Probabilmente non entrerai in un ristorante senza dare un’occhiata alle recensioni, quindi perché lasciarlo fuori per il software.
• Rispetto della normativa: a quale mercato è destinato il servizio? I siti web in ceco non significano che siano regolati dalla legislazione ceca.
• Accesso ai dati e reporting: puoi ottenere dati dal servizio quando necessario? In caso contrario, un giorno te ne pentirai.
• Affidabilità e stabilità: vuoi qualcosa che non ti deluderà nel peggior momento possibile. In particolare, i servizi gestiti dall’estero possono presentare problemi, da quelli fastidiosi ma accettabili, come tempi di risposta più lunghi, alle interruzioni più gravi.

Una piattaforma all-in-one è l’unica strada? Cinque argomenti da considerare attentamente

Quindi il tutto in uno, ovvero un’unica piattaforma grande e robusta, è l’unica soluzione? In linea di principio, probabilmente sì. Atteniamoci alla regola secondo cui quante teste abbiamo, dovremmo avere tanti sistemi chiave di cui siamo responsabili. Ma bisogna guardare ancora più attentamente per scegliere quello giusto. A cosa dovresti prestare attenzione innanzitutto?

1. Probabilmente il rischio più grande è il vincolo del fornitore. Cioè, dipendenza da un fornitore, di cui sei in balia. Il suo cambiamento è solitamente doloroso, cosa che purtroppo alcune persone sono molto abili nel calcolare. Immagina una situazione in cui, ad esempio, vuole aumentare il prezzo del 10%. Preferiresti stringere i denti piuttosto che calcolare i costi che sarebbero associati ad un cambio completo di fornitore. Che, peraltro, potrebbe comportarsi in modo molto simile. Quindi controlla attentamente i termini e le condizioni e le opzioni di migrazione dei dati per assicurarti almeno di poter partire in qualsiasi momento.
2. Anche le piattaforme professionali – e HRIS va sicuramente annoverata tra queste – sono molto sensibili agli esperti nei loro team. La loro mancanza di solito porta al fatto che, nel tempo, durante lo sviluppo viene scelta la priorità sbagliata, rivolgendosi al di fuori della comunità professionale e nel complesso non ottenendo il meglio di cui si ha bisogno. Quindi verifica le conoscenze tecniche e le capacità di consulenza del fornitore. Inoltre, assicurati che il tuo fornitore offra un solido supporto clienti e una formazione che certamente non si limiti all’introduzione degli strumenti, ma abbia una portata pratica molto più profonda.
3. C’è anche un’altra cosa collegata a questo: la tecnologia e le esigenze cambiano rapidamente, quindi è importante che il tuo sistema HRIS sia costantemente innovato e aggiunga nuove funzionalità. Prima di scegliere una piattaforma, scopri quanto spesso il fornitore rilascia aggiornamenti e come risponde ai cambiamenti nel settore delle risorse umane. Lo standard dovrebbe essere una mappa familiare influenzata dai clienti stessi. Perché solo una piattaforma che funziona così ti aiuterà a rimanere competitivo.
   Prestare molta attenzione anche ai piani di pagamento. Con quale frequenza il fornitore aumenta i prezzi? Le funzionalità di limitazione temporale non ti costringono a pagare per un piano più costoso? Non aver paura di chiedere ai suoi fornitori. Cerca principalmente modelli di prezzo trasparenti senza costi nascosti.
4. E l’ultima cosa fondamentale. Ogni azienda ha le sue esigenze specifiche. Ed è per questo che è importante che un HRIS offra opzioni di personalizzazione e personalizzazione. Cerca una piattaforma che ti permetta di impostare processi in base alle tue esigenze e fornisca moduli che puoi aggiungere o rimuovere in base ai requisiti attuali.

E come sta Sloneek?

Sloneek afferma di essere più un tutto-in-uno. Abbiamo progettato la nostra piattaforma HR per coprire l’intero spettro delle funzioni HR, come reclutamento, onboarding, presenze o gestione dei viaggi dei dipendenti. Ma osiamo fare molto di più: modelli di competenze, feedback dei dipendenti o forse assistenza AI per le risorse umane.

E noi sosteniamo una cosa: ogni modulo è creato con la massima cura e attenzione ai dettagli, il che garantisce un elevato livello di funzionalità. Di conseguenza, siamo eccellenti sia come piattaforma HRIS principale che come strumenti individuali autonomi.

Verdetto

L’uso di una piattaforma HRIS all-in-one fornisce una soluzione completa che integra tutte le funzioni HR in un unico sistema. Ciò semplifica l’amministrazione, riduce al minimo la necessità di passare da uno strumento all’altro e riduce il rischio di errori e inefficienze. I costi di implementazione e manutenzione sono inferiori grazie a un’unica piattaforma che copre tutto ciò di cui hai bisogno.

D’altro canto, l’approccio a strumenti multipli consente alle aziende di selezionare strumenti specializzati per ciascuna funzione. Ciò può portare maggiore flessibilità e funzionalità specifiche, ma anche un’integrazione più complessa e costi complessivi più elevati. Il coordinamento tra diversi strumenti può richiedere molto tempo e richiedere più risorse per la manutenzione.

Se stai cercando una soluzione efficiente, economica e facile da gestire, una piattaforma HRIS all-in-one è la scelta migliore. Per esigenze specifiche e un grado di personalizzazione più elevato, possono essere più adatti più strumenti, ma con la consapevolezza di costi più elevati e di un’amministrazione più complessa.